Zaproszenia biznesowe mogą być nieformalne bądź formalne. Mimo, że zaproszenia są tradycyjnie przesyłane pocztą, nieformalne zaproszenia, takie jak e-maile i zaproszenia na telefon, stają się bardziej akceptowalne. Jednak prawda jest taka, że nic nie zastąpi uroku i splendoru, jaki zapewniają klasyczne personalizowane zaproszenia biznesowe i na nich skupimy się w dzisiejszym poradniku.
Kiedy wysłać zaproszenie gościom?
W przypadku większości nieformalnych okazji najlepiej zapraszać gości na trzy lub cztery tygodnie wcześniej. Jeśli zdecydujesz się zaprosić gości telefonicznie, przypomnij im ponownie na piśmie dwa tygodnie przed spotkaniem korzystając w tym celu z personalizowanych zaproszeń właśnie.
Oto kilka dodatkowych wskazówek:
- zaproszenia wysyła się na sześć do ośmiu miesięcy przed ważnym seminarium, na które zapraszani są goście spoza miasta
- cztery do sześciu miesięcy wcześniej zaproszenia się wysyła przed ważną kolacją, na którą zaproszeni są goście spoza miasta
- trzy do pięciu tygodni przed lunchem
- cztery tygodnie przed wieczornym przyjęciem
- dwa do czterech tygodni przed śniadaniem dla dużej grupy
- dwa do czterech tygodni przed przyjęciem koktajlowym.
Właściwy format zaproszenia
Na zaproszeniu firmy zawsze powinny się znaleźć następujące elementy:
- logo lub symbol firmy (u góry lub u dołu zaproszenia)
- nazwa gospodarza
- charakter zaproszenia (w zależności od firmy i okazji)
- charakter imprezy - podaj, czy to dotyczy śniadania, obiadu lub kolacji, przyjęcia koktajlowego lub też innej okazji
- cel imprezy - wprowadzenie kogoś lub nowego produktu, czy też na przyjęciu ma się zamiar uhonorować emeryta bądź dowolny powód z okazji innego uroczystego wydarzenia
- data i godzina - najbardziej formalny styl to napisanie: "piątek, dwudziestego siódmego lipca o godzinie osiemnastej", a najmniej formalny jest "piątek, 27 lipca, o godz. 18.00."
- miejsce - adres miejsca, w którym odbędzie się wydarzenie, jest następny; zazwyczaj do zaproszenia dołączana jest mapa, tym bardziej jeśli miejsce eventu czy też spotkania biznesowego jest trudne do znalezienia lub jeśli goście nie byli tam wcześniej.
Zastanów się też nad tym, czy na zaproszeniu nie powinny się znaleźć jakieś instrukcje specjalne – np. dress code, instrukcje parkowania, gdzie wydarzenie odbędzie się w przypadku deszczu, i tak dalej.
Zaproszenia biznesowe – szczegóły projektu
Oficjalne zaproszenia do biznesu są najczęściej grawerowane lub drukowane czarnym, granatowym, ciemnoszarym lub brązowym atramentem na białym lub prawie białym papierze wysokiej jakości. Firma może używać dowolnego koloru papieru, o ile podtrzymuje i promuje on wizerunek firmy.
Zaproszenia z nadrukiem działają dobrze przy okazji większości nieformalnych obiadów i przyjęć. W tym przypadku nie trzeba też jakoś specjalnie grawerować zaproszeń. Jeśli zdecydujesz się skorzystać z gotowych zaproszeń wypełniasz puste miejsca czystym charakterem pisma, aby określić, gdzie i kiedy będzie impreza oraz kto ją organizuje. Korzystając z papeterii, możesz zastosować ten sam format lub możesz napisać notatkę z najważniejszymi informacjami, do osoby, którą zapraszasz, zawiera te informacje. Dopuszczalne jest również dołączenie notacji numeru telefonu lub adresu na zaproszeniach.
Najlepiej jednak zlecić fachowy wydruk zaproszeń, gdyż one wyglądają najbardziej profesjonalnie, a przy tym jest to bardzo opłacalna finansowo i oszczędna pod względem poświęcenia czasu opcja. Większość firm organizujących różnego rodzaju eventy decydują się właśnie na nią.